Randevuyu telefondan siteye taşımak

Randevularınızın tamamı telefondan geliyorsa, işletmeniz yalnızca telefonun açık olduğu saatlerde randevu alabiliyor demektir.

Oysa insanlar akşam dokuzda, işten çıkarken ya da hafta sonu evde otururken karar verir. O anda arayacak birini bulamazsa çoğu kişi ertelemez, bir sonraki işletmeye bakar.

Randevuyu siteye taşımak bu kaybı kapatır. Ne var ki yanlış kurulmuş bir randevu formu, hiç olmamasından daha çok iş çıkarır.

Önce karar, randevu mu talep mi

İki farklı model vardır ve karıştırıldığında sorun çıkar.

Doğrudan randevuda müşteri takvimden boş saati görür, seçer ve randevu kesinleşir. Sabit süreli ve standart hizmetlerde çalışır. Pilates dersi, saç kesimi, kontrol muayenesi gibi.

Randevu talebinde ise müşteri tercih ettiği zamanı yazar, siz onaylarsınız. Süresi belirsiz ya da ön değerlendirme gereken işlerde doğrusu budur. Diş tedavisi, fizyoterapi, tadilat keşfi gibi.

Yanlış model seçmek pahalıya patlar. Süresi belli olmayan bir işi doğrudan randevuya açarsanız takviminiz tutmaz. Basit bir işi talebe bağlarsanız müşteriyi boşuna bekletirsiniz.

Formda ne sorulmalı

Kısa tutun. Her fazladan alan, formu bitiren kişi sayısını düşürür.

Çoğu yerel işletme için yeterli olan set şudur.

• Ad soyad.
• Telefon.
• Hizmet, liste hâlinde.
• Tercih edilen gün ve saat aralığı.
• Kısa not, isteğe bağlı.

E-postayı isteğe bağlı yapın. Yerel işletme müşterisi telefonla ulaşılmayı bekler, zorunlu e-posta alanı gereksiz bir sürtünme üretir.

Kimlik numarası, doğum tarihi ya da adres gibi bilgileri ilk temasta istemeyin. Gerçekten gerekiyorsa randevu onaylandıktan sonra alın.

Onay akışını kapatın

Formu gönderen kişi ne olacağını bilmelidir. Belirsizlik, ikinci kez form doldurmaya ya da telefonla aramaya yol açar.

Kullandığınız randevu sistemi destekliyorsa, süreci gönderim, onay ve hatırlatma adımlarıyla tamamlayın.

1. Gönderim anı. Ekranda net bir mesaj çıksın. Yalnızca gerçekten karşılayabileceğiniz bir süre belirtin.
2. Onay. Kısa mesaj ya da e-posta ile randevunun kesinleştiği bilgisi, tarih ve saatiyle birlikte.
3. Hatırlatma. Randevudan bir gün önce kısa bir hatırlatma. Randevuyu unutma ihtimalini azaltmaya yardımcı olur.

Üçüncüsü çoğu işletmede atlanır.

Telefonu kapatmayın

Online randevu, telefonu bitirmek için değil yükünü azaltmak için vardır.

Yaşlı müşteriler, acil durumlar ve karmaşık talepler telefondan gelmeye devam edecektir. Numara sitede görünür kalsın. Yalnızca online randevu almak, bir müşteri grubunu tamamen dışarıda bırakır.

Doğru kurulum ikisini birleştirir. Basit işler formdan, karmaşık işler telefondan gelir.

Takvimi gerçekçi doldurun

Online randevuya açtığınız saatler, gerçekten randevu alabileceğiniz saatler olmalıdır.

Şunları hesaba katın.

• Randevular arasındaki hazırlık ve temizlik payı.
• Öğle arası.
• Mesai sonu son randevu saati. Kapanışa yapışık randevu vermeyin.
• Tatil ve izin günleri.

Takvimi gerçeğinden geniş açmak, üst üste binen randevular ve bekletilen müşteriler üretir. Bu da doğrudan olumsuz yorum olarak geri döner.

İptal ve değişikliği kolaylaştırın

Müşterinin randevusunu iptal edememesi, iptal etmeyeceği anlamına gelmez. Yalnızca haber vermeden gelmez.

Onay mesajına iptal ve erteleme bağlantısı koyun. Boşalan saati başkasına verebilmek, iptali hiç bilmemekten çok daha iyidir.

Gelmeyen müşteri sorunu

Online randevu kurulduktan sonra çoğu işletmenin karşılaştığı ilk sorun, randevuya gelmeyen müşterilerdir. Telefonla alınan randevuda insan bir söz vermiş gibi hisseder, formdan alınanda ise bu his zayıflar.

Bunu azaltmanın birkaç yolu vardır.

Hatırlatma gönderin. Bir gün önce gönderilen kısa bir mesaj, gelmeme oranını gözle görülür düşürür.

Onay isteyin. Hatırlatma mesajına "geliyorum" ya da "iptal" seçeneği koymak, kararsız kişiyi karar vermeye iter ve boşalan saati size kazandırır.

Randevunun ne olduğunu yazın. "Çarşamba 14:00" yerine "Çarşamba 14:00, ilk muayene, yaklaşık 20 dakika" yazmak randevuyu somutlaştırır.

Tekrar eden gelmeyen müşteriyi işaretleyin. Aynı kişi üçüncü kez gelmediyse, bir sonraki randevusunu telefonla teyit edin.

Randevu ile takvim arasındaki bağ

Online randevunun en can sıkıcı hatası çift kayıttır. Bir saat hem siteden hem telefondan verilir ve iki müşteri aynı anda kapıda buluşur.

Bunu önlemenin tek yolu, tek bir takvimin olmasıdır. Telefondan gelen randevu da aynı takvime işlenmeli, aksi hâlde iki liste bir süre sonra ayrışır.

Defterle çalışmaya devam edecekseniz, siteden gelen randevuların defterle eşleştiği bir an olmalı. Günde bir kez, sabah, yeterlidir.

Kurduktan sonra ölçün

İlk ay şu üç sayıya bakın.

• Kaç kişi formu açtı ve kaçı gönderdi.
• Talepler hangi saatlerde geldi. Mesai dışı oranı sizi şaşırtabilir.
• Randevuya gelmeyen oranı hatırlatma sonrasında düştü mü.

Bu üç sayı, neyi düzelteceğinizi söyler.

İlk adım

Sitenizi telefondan açın ve randevu almayı deneyin. Kaç dokunuşta bitiyor. Beşten fazlaysa kısaltacak yer var demektir.

Randevuyu siteye taşımak tek seferlik bir kurulum, sonrası bakım ister. Yerely sitelerinde randevu formu ve talep listesi baştan kuruludur; nasıl çalıştığına bakın ya da kendi işletmeniz için örneği görün.