Yerely’de randevu yönetimi nasıl çalışır?

Bir web sitesine randevu formu eklemek kolaydır. Gelen randevuların düzenli takip edilmesi ise ayrı bir konudur.

Talep geldiğinde nerede görünecek, işletmede kim ilgilenecek, hangi aşamada olduğu nasıl anlaşılacak ve müşteri ne zaman bilgilendirilecek?

Yerely’de randevu tarafı yalnızca ziyaretçinin form doldurmasıyla bitmez. Web sitesinden başlayan süreç panelde devam eder. İşletme gelen kayıtları görebilir, durumlarını güncelleyebilir ve günlük takibini aynı sistem üzerinden yapabilir.

Her işletmenin randevu süreci aynı değildir

Bir pilates stüdyosu ile diş kliniğinin çalışma biçimi aynı değildir. Kuaför, fizyoterapi merkezi veya davet evi de müşteriden farklı bilgiler almak ve farklı bir akış kullanmak isteyebilir.

Bazı hizmetlerde müşterinin doğrudan belirli bir randevu talebi oluşturması uygundur. Bazılarında ise önce işletmenin talebi görmesi, değerlendirmesi ve ardından müşteriyle iletişime geçmesi gerekir.

Bu nedenle Yerely’de amaç bütün sektörlere aynı randevu modelini zorlamak değildir.

Site hazırlanırken işletmenin çalışma biçimine ve ihtiyaçlarına uygun yapı kullanılır.

Süreç web sitesinde başlar

Ziyaretçi hizmetinizi incelerken randevu veya iletişim adımına geçebilir.

Bu nokta önemlidir. Çünkü kullanıcı hizmeti gördükten sonra başka bir kanala geçmek zorunda kalmadan aynı site üzerinden size ulaşabilir.

İşletmenin yapısına göre gerekli bilgiler alınır ve kayıt oluşturulur.

Formun amacı mümkün olduğunca fazla bilgi toplamak değil, işletmenin talebi anlayabilmesi ve sonraki adıma geçebilmesi için gereken bilgiyi almaktır.

Gelen randevu panelinizde görünür

Bir ziyaretçi randevu veya talep oluşturduğunda kayıt Yerely panelinde görüntülenir.

Böylece web sitesinden gelen kayıtları ayrı bir yerde aramanız gerekmez.

Kimin talep oluşturduğu, hangi hizmetle ilgilendiği ve form üzerinden paylaşılan diğer bilgiler aynı kayıt üzerinden görülebilir.

İşletme açısından önemli olan yalnızca yeni bir randevu geldiğini bilmek değildir. O kaydın daha sonra ne olduğunun da takip edilebilmesidir.

Randevunun hangi aşamada olduğunu takip edebilirsiniz

Yeni gelen her kayıt aynı durumda kalmaz.

Bazı müşterilerle henüz iletişime geçilmemiş olabilir. Bazılarıyla görüşme yapılmış, bazıları randevu aşamasına gelmiş, bazı süreçler ise tamamlanmış olabilir.

Yerely panelinde kayıtların durumları güncellenebilir.

Böylece listeye daha sonra döndüğünüzde hangi müşterinin hangi aşamada olduğunu yalnızca hatırlamaya çalışmak zorunda kalmazsınız.

Bu özellikle gün içinde birden fazla talep alan işletmelerde önemlidir. Bir kayıt açıldıktan sonra sürecin görünür kalması, günlük takibi daha düzenli hâle getirir.

Randevu ve müşteri talebi aynı şey değildir

Her ziyaretçi doğrudan randevu almaya hazır olmayabilir.

Bir kişi önce fiyat sormak isteyebilir. Başka biri hizmetin kendisine uygun olup olmadığını öğrenmek isteyebilir. Bir başkası ise belirli bir gün için randevu talebi oluşturabilir.

Bu nedenle randevu ile genel müşteri talebini aynı şey gibi düşünmemek gerekir.

Yerely’de web sitesi üzerinden gelen randevular ve talepler panelde takip edilebilir. İşletme gelen kaydın türüne göre iletişimi kendisi yürütür.

Sistem işletmenin müşterisiyle kuracağı iletişimin yerine geçmez. O iletişimin daha düzenli takip edilebilmesini sağlar.

Durum değişikliklerinde bilgilendirme yapılabilir

Bir müşterinin talebinin alındığını veya sürecinde bir değişiklik olduğunu bilmesi önemlidir.

Yerely’de tanımlanmış durum değişikliklerinde gerekli bilgilendirmeler müşteriye otomatik olarak iletilebilir.

Böylece işletmenin her aşamada aynı bilgilendirme mesajını manuel olarak yeniden hazırlaması gerekmez.

Buradaki amaç müşteriye sürekli otomatik mesaj göndermek değildir. Sürecin belirli noktalarında gerekli bilginin düzenli biçimde iletilmesini sağlamaktır.

Günlük yönetim işletmede kalır

Yerely randevularınızı sizin yerinize cevaplayan bir çağrı merkezi veya sekreterlik hizmeti değildir.

Müşteriyle görüşmek, uygun zamanı belirlemek, randevuyu onaylamak ve günlük işletme kararlarını vermek yine sizin tarafınızdan yürütülür.

Yerely’nin görevi bu sürecin dijital tarafını daha düzenli hâle getirmektir.

Web sitesinden gelen kayıtlar bir yerde görünür, durumları takip edilebilir ve işletme hangi kayıtla ilgilenmesi gerektiğini daha kolay görebilir.

Bu ayrım önemlidir. Sistem işletmenizin operasyonunu devralmaz, operasyonu takip etmeyi kolaylaştırır.

Web sitesi yalnızca bilgi veren bir sayfa olarak kalmaz

Bir işletme sitesi yalnızca hizmetleri anlatıp telefon numarası gösterdiğinde ziyaretçinin sonraki adımı başka bir kanala bırakılır.

Randevu ve talep alanları bu bağlantıyı sitenin içinde kurar.

Ziyaretçi hizmeti inceler, karar verdiğinde iletişime geçer ve oluşturduğu kayıt işletmenin paneline ulaşır.

Bu, web sitesini yalnızca işletmenin internetteki tanıtım sayfası olmaktan çıkarıp ziyaretçi ile işletme arasında çalışan bir temas noktasına dönüştürür.

Bu temasın müşteriye dönüşüp dönüşmemesi ise işletmenin hizmetine, teklifine, yanıtına ve diğer birçok etkene bağlıdır.

Taleplerin tek yerde görünmesi neden önemli?

Randevu sürecinde asıl sorun her zaman talep gelmemesi değildir. Bazen talep gelir ancak zamanında görülmez veya daha sonra hangi aşamada kaldığı unutulur.

Özellikle telefon, mesajlaşma uygulamaları ve web sitesi gibi farklı kanallardan iletişim alan işletmelerde düzen kolayca bozulabilir.

Yerely bütün iletişim kanallarınızı tek bir mesaj kutusunda birleştirmez. Ancak web siteniz üzerinden oluşturulan randevu ve taleplerin aynı panelde takip edilebilmesini sağlar.

Bu sınırı net tutuyoruz.

Ama web sitesinden gelen kayıtların kendi içinde düzenli olması bile önemli bir fark yaratır. İşletme en azından bu kanal üzerinden gelen taleplerin nerede olduğunu ve hangi aşamada bulunduğunu görebilir.

Randevu sistemi işletmenize uygun olmalı

Online randevu sistemi kurarken en gelişmiş sistemi kullanmak her zaman en doğru çözüm değildir.

Önemli olan işletmenin gerçekten kullanacağı bir akış oluşturmaktır.

Basit bir randevu talebi bazı işletmeler için yeterli olabilir. Başka bir işletmenin farklı bir yapıya ihtiyacı olabilir.

Bu nedenle sistemin işlevi işletmenin günlük çalışma biçimiyle uyumlu olmalıdır. Kullanılmayan özelliklerle dolu karmaşık bir yapı, işleri kolaylaştırmak yerine yeni bir yük oluşturabilir.

Yerely’de de yaklaşım budur. İşletmenin ihtiyacı olan işlevleri anlaşılır ve yönetilebilir bir yapı içinde sunmak.

Sürecin nerede olduğunu görebilmek

Randevu yönetiminde en önemli şeylerden biri görünürlüktür.

• Yeni bir kayıt geldi mi?
• Müşteriyle iletişime geçildi mi?
• Süreç hangi aşamada?
• Tamamlanan kayıt hangisi?

Bu bilgiler farklı notlarda veya hafızada kaldığında takip zorlaşır.

Panelin görevi bu süreci görünür hâle getirmektir.

İşletme günlük iletişimini kendi yürütürken, sistem web sitesi üzerinden gelen randevu ve taleplerin düzenli biçimde takip edilmesine yardımcı olur.

Randevu almak ile randevuyu yönetmek farklı işlerdir

Web sitesine form koymak randevu almanın ilk adımıdır.

Randevuyu yönetmek ise kayıt geldikten sonra başlar.

Talebi görmek, durumunu takip etmek, müşteriyle iletişim kurmak ve süreci tamamlamak gerekir.

Yerely’de web sitesi ve panel bu iki tarafı birbirine bağlar. Ziyaretçi siteden randevu veya talep oluşturabilir, işletme ise gelen kaydı panelinden takip edebilir.

Randevuyu neden web sitesine taşımanız gerektiğini daha genel olarak ele aldığımız Randevuyu telefondan siteye taşımak rehberini de inceleyebilirsiniz.

Yerely’de randevu, müşteri talepleri, web sitesi ve diğer süreçlerin aynı sistem içinde nasıl çalıştığını görmek için Sistem sayfasını inceleyin. İşletmeniz için nasıl görüneceğini görmek isterseniz kendi örnek sitenizi oluşturabilirsiniz.